Milliókat bukhatunk egy-egy nem fogadott hívással 2007/09/30
Pénzt veszíteni? Na azt már nem!
Tévhit, hogy a legdrágább hívás a 0690-es szex-telefon. A legtöbbe ugyanis az a bejövő hívás kerül a cégnek, amit akkor nem fogadunk, amikor egy ügyfelünk épp egy sokmilliós rendelést készül leadni. Ha ügyfelünk nem ér el minket igényével azonnal, előbb-utóbb a konkurenciánál köthet ki. Most megmutatjuk, hogyan kerüljük el az ilyen helyzeteket!
A céges mobil már kevés
Az, hogy van céges flottás mobilja minden kollégának, az még nem jelenti azt, hogy minden hívást megfelelően és időben meg is válaszolnak. Ugyanis van, hogy foglaltak, nem elérhetőek, vagy épp nincs térerő ahol épp dolgozik, netán a céges vezetékes telefonon hívták, amikor épp házon kívül volt.
A mai kiélezett versenyhelyzetben kulcsfontosságú, hogy minden kolléga azonnal elérhető legyen függetlenül attól, hogy melyik (vezetékes, mobil, Skype stb.) számon telefonált az ügyfelünk, ha nálunk kívánja elkölteni nehezen megkeresett forintjait.
Mit tegyünk, ha foglaltak vagyunk, vagy nem vagyunk elérhetőek?
Ügyfelem az árajánlatban megadott telefonszámon (mindegy, hogy mobilon vagy az irodai vezetékesen) hív, de épp az asszonnyal vagyok délután négykor SOS tárgyalásban, hogy ki menjen a gyerekért ma oviba. Megoldások:
- bekapcsolhatjuk a telefonon a hívásvárakoztatás nevű szolgáltatást. Ennek az a lényege, hogy akkor is „becsenget” (bekopog) a hívás ha épp mással beszélünk. A sikertelen hívás egy „nem fogadott hívásként” jelenik meg a mobil vagy vezetékes készüléken és (ha eldőlt ki megy ma az óvodába) azonnal visszahívhatjuk az illetőt.
- hivásátirányitás szolgáltatással nem felel / foglaltság esetén a titkárnőre (vagy épp egy másik kollégára) irányíthatjuk a hívást, aki helyettünk beszél az ügyféllel, és ha lekezelni ugyan nem is tudja, de legalább egy üzenetet fel tud jegyezni, amit ha sürgős sms-ben, ha nem fontos egy email-ben továbbítani tud.
Miért olcsóbb (gyakran ingyenes) az interneten telefonálni?
Mert az internetes telefonhívásokat (VOIP) egy speciális szoftver tömörítve, a sokkal költséghatékonyabb interneten át továbbítja a hívott végpontra szemben a hagyományos (drága rézdrótos) vezetékes telefon-szolgáltatókkal szemben akik tömötítetlenül továbbítanak. Ilyen ingyenesen letölthető szoftver pl. a Skype, (www.skype.com) de már kapható (PC nélkül működő) IP-telefon, sőt VOIP alközpont is, melyben ez a szoftver beépített. A felhasználók teljesen ingyen hívják egymást csak a „városi” beszélgetésekért kell fizeni.
Mit tegyek, ha vezetékes számon keresnek, de épp házon kívül vagyok?
Egy elfoglalt vállalkozó életében gyakran vannak olyan napok, hogy be sem jut az irodába, mert egész nap tárgyal. A mobil számát nem szívesen adja ki mindenkinek, mert tart attól, hogy túl sok telemarketinges keresi meg mindenféle ajánlatokkal, amire nem kíváncsi és az ügyfelek különben is jobban szeretik az olcsóbb vezetékes számot hívni. Megoldások:
- Hivásátirányitás mobiltelefonra lehet (a mindössze egy-két vonallal rendelkező) mikorvállalkozások megoldása. A hívás néhány csengetés után automatikusan továbbmegy a megadott számra anélkül, hogy ügyfelünk észrevenné. A módszer hátránya, hogy hívóként saját irodai számunk látszik és az átirányított szakasz díját kb. bruttó 60 Ft / percet (azaz egy vezetékes – mobil hívást) a hónap végén nekünk kell kifizetnünk.
- Mobil kapcsolás – elsősorban telefonközponttal rendelkező cégeknek lehet ideális, mert a céges flottás kártyával felszerelt GSM adapteren keresztül teljesen ingyen kapcsolható az összes céges mobil. A kapcsolás lehet automatikus – azaz valaki hívta a vezetékes mellekémet nem vettem fel és néhány csengetés után kiment a hívás a mobilomra– de lehet a titkárnőn keresztüli kapcsolás is. Ez inkább új ügyfelek esetében hasznos, akik betelefonálnak, de még azt se tudják kit keresnek igazán.
Mit tegyünk, ha épp senki sincs bent az irodában?
Kisvállalkozások életében gyakran előfordul, hogy a cégvezetők épp tárgyalni vannak, az alkalmazottak külsős helyszínen dolgoznak és titkárnő pedig épp sorban áll az APEH-ban. Természetesen ilyenkor telefonál a sok-sok milliót elköltő ügyfél…. Megoldások:
- Ne használjunk üzenetrögzítőt mert hazánkban nem szeretik a betelefonálók. A tengeren túlon komoly kultúrája van, nálunk inkább leteszik a telefont. Az ún. „üzenetrögzítős” cégeket nem is igazán veszik komolyan. Ha végképp nincs más megoldás a szöveg valami ilyesmi legyen: „Hívása fontos számunkra, 100%, hogy 24 órán belül visszahívjuk, kérem mindenképp hagyja meg legalább a nevét és a telefonszámát!”
- Üzenet-közvetítő szolgáltatás használata – melynek az a lényege, hogy ha mi nem veszzük fel a telefont, akkor nevünkben felveszi egy külsős cég titkárnője és rögzíti a betelefonáló üzenetét, amit email-ben, faxon, vagy ha sürgős sms-ben közvetít ki. Ilyen szolgáltatás kb. 15 – 20 000 Ft havonta, ami nem kevés pénz egy kisvállalkozásnak de legalább minden egyes hívásunkra titkárnő válaszol és biztos, hogy nem vész el egy fontos hívás sem.
Az előbb ismertetett Mobil kapcsolás is hasznos lehet, ha beállítjuk a cég központi számára.
A fenti módszerek persze csak afféle ízelítők, a megoldások tárháza ennél jóval szélesebb, pl. VOIP alközponttal akár rögzíthetjük is a beszélgetéseket, vagy összekapcsolhatjuk a céges ügyfél-nyilvántartó rendszerrel és a mindjárt ügyfelünk neve jelenik meg a készüléken telefonszáma helyett.
