Pin kódos rendszer a Deák Ferenc kollégiumban – tapasztalatok a felhasználó szemével 2006/10/16
Tetszik – nem tetszik: a szeptembertől 1-től szét kell választani a magán-hívásokat a hivatalostól, vagy a teljes telefonszámlájuk 20 százaléka után személyi jövedelemadót fizetni. A hívások megkülönböztetésére miért választanák a rengeteg és újabb vitákhoz vezető adminisztrációt, amikor a probléma könnyen megoldható PIN-kódos rendszer bevezetésével?
Mi a személyi kódos (PIN kódos) rendszer?
Minden munkatársadnak van két PIN kódja, amit minden alkalommal a hívott szám elé tárcsáz. A telefonközpontra kötött díjelszámoló alkalmzás segítségével személyre bontott telefonszámlák készíthetőek. Leghasznosabb előnyei:
- 30%-os költégmegtakarítás – a kollégák visszafogotabban kezelik a céges telefont ha tudják, hogy figyelik őket.
- 20%-os SZJA megtakarítás – 2006 szeptember 1-től ha a céges telefonszámla nincs szétválasztva hivatalos- és magán-hívásokra, akkor telefonadót kell utána fizetni. (Elkerülésére az APEH is a személyi kódos megoldást ajánlja.)
Szeptembertől természetbeni juttatásnak számít, ha valaki egy közintézményben magán-jellegű telefonhívást kezdeményez. A cégeken és közintézményeken az APEH a telefonszámla teljes összegének 20 százalékát kérheti számon, ha nem választják el a privát és a hivatalos hívásokat ? írtuk előző cikkünkben. Vázoltuk a szóba jöhető megoldásokat, jeleztük az előnyös és még előnyösebb lehetőségeket.
Felkerestük a Gloster Telekom egy korábbi partnerét, a Deák Ferenc Középiskolai Kollégiumot: Mikes György igazgató osztotta meg velünk döntésének okait.
Közös lónak túrós a háta
Milyen találó ez a budapesti Deák Ferenc Középiskolai Kollégium és a szomszédos Széchenyi István Gimnázium esetében is. A hetvenes években épített két oktatási intézményt érthetően közös közüzemi hálózat szőtte át, s részben szövi át mai is. Így eshetett meg, hogy az önállósult kollégium bankszámlájára terhelték hosszú évekig a gimnázium telefonköltségét is. Szétváló cégek, önállósult vállalkozások tipikus gondja, hogy ki-ki milyen arányban állja a közös költségeket!?
Mi lehet a kivezető út?
A viták egy csapásra megszűnnek, ha mérhetővé teszik a szolgáltatások igénybevételét. Ez kisebb-nagyobb átalakításokkal, fejlesztésekkel megoldható.
Megoldást kínál a telefon esetében egy alközpont kiépítése, amellyel szétválasztják a telefonhálózatot. A Deák Ferenc kollégium is ezt az utat választotta (12/32 kiépítésű Panasonic telefonrendszer telepítése, 2 csatorna GSM adapter installálás).
Mikes György igazgató mondja: Ennek már három éve, a fejlesztés eredménye pedig, hogy a telefonszámla a korábbi összeg harmadára esett vissza. A függetlenség? megteremtése ugyan járt némi kellemetlenséggel a vezetékcsere idején, ám ezzel végleg megszűnt a két iskola közti fizetési torzsalkodás.
Az alközpont telepítése lehetővé tette, hogy a telefonkészülékek PIN-kódos rendszerben működjenek. Ezzel kizárták annak a lehetőségét, hogy illetéktelen hívást kezdhessen bárki.
Mérni vagy maradjon a bizalmi elv?
Szeptember elseje ismét dilemma elé állította a kollégiumot. Bevezessék-e a hivatalos és a magán beszélgetések megkülönböztetését? Egyáltalán: a magánbeszélgetéssel összefüggésbe hozható számlaérték adminisztrációs és ügykezelési költsége arányos-e a 20 százalék után fizetendő közteherrel? A döntés megszületett: bizalmi alapon kezelik a privát és a hivatalos hívások ügyét. Ezzel egyúttal elvetették a magánhívások naplózását is, úgy gondolják, mindenki felnőtt ember, nem élnek vissza a kollégium mértéktartásra ösztönző bizalmával.
Tény ugyanis, hogy a telefonhívások kezdeményezése döntően a gyerekek szüleivel való kapcsolat miatt történik, illetve a kollégium működtetéséhez kötődik. Mikes György szerint, ha a privát jellegű híváskezdeményezések száma valami oknál fogva mégis emelkedne, akkor ismét osztanak-szoroznak, s esetleg a magánhívásokra bevezetnek egy újabb PIN-kódot. Most méltánytalannak érzi, hogy a munkahelyről kezdeményezett néhány privát hívás költségét ráterheljék a kollégiumi dolgozókra.
Ha a bizalmi elv megbicsaklik
A tetemes telefonforgalommal működő közintézmények esetén a 20 százalék megfizetésének a választása már aligha utal költségtakarékos gazdálkodásra. Hívásnapló vezetése ugyan mértéktartásra ösztönöz, de ne legyünk naívak! A kézi adminisztráció és annak ellenőrzése nemcsak időigényes, de újabb viták forrása lehet. Hová sorolandó például a „Csak hazatelefonáltam, mert a főnök mégsem engedett el?” – típusú hívás? S a kicentizett létszámgazdálkodás mellett ki gondozza a magánhívások után megfizetendő díjak könyvelését, a pénztárt stb.? Ember kell hozzá?
Akkor már megnyugtatóbb megoldás ? még ha beruházás igénye van is -, ha üzembe állítanak egy PC-t a megfelelő szoftverrel.
